广州市厚德教育慈善基金会项目管理制度
第一条 按照《慈善法》和《基金会管理条例》，为保障基金会的合法权益，使基金会每一项目合理、合规、合法，特制定本制度。
第二条 本会实施的项目包括资助型项目和操作型项目。
第三条 本会配备专职人员，行使项目管理职责。
第四条 按捐赠人意愿的立项规定：
（一）捐赠者有明确意愿并符合本会章程宗旨的项目可直接立项；
（二）捐赠者无明确受赠者的由本会办公室向捐赠者提供建议供选择；无捐赠意愿的，捐赠款列入本会基金会基金，作为本会自主立项项目的经费；
（三）根据捐赠者意愿，经实地考察和论证并征得捐赠者同意后，由本会法人代表（或委托的人员）同捐赠者（或代表）正式签署项目协议书。
第五条 立项程序。
立项程序由基金会办公室负责整理编制，经秘书长或理事长审批后，报理事会审议通过。程序如下：
（一）资助型项目
1、根据项目性质确立项目名称，如捐赠人有明确意愿的，可征求对方意见后命名。
2、受资助方递交项目经费申请函及项目方案。
3、对于助学、奖学金的资助，先由校方对学生档案进行造册登记，并要求受助学生填写申请审批表，学校领导人签字确认后，校方将填报的资料及附件材料送达基金会办公室，由项目负责人跟踪调查，情况属实后报本会理事会审议通过。
（二）操作型项目。即本会自主立项的项目。
1、由专人负责制定项目活动方案。
2、项目活动方案经秘书长或理事长审批后，报理事会审议通过。
3、资助型项目由本会代表同受资助组织的代表签署资助项目协议书。
4、紧急、小额的资助项目，按《广州市厚德教育慈善基金会财务管理制度》执行。
第六条 涉及金额较大的项目，应成立项目领导小组，指定专人对项目管理负责。项目负责人的主要职责是：监管项目协议的执行情况、检查监督项目资金的使用情况，项目结束后及时组织项目验收，报告项目执行结果，落实项目的日常管理，有关项目执行情况要及时提出书面报告。项目负责人接受国家审计部门、民政部主管部门和本会监事的监督。
当项目金额过大，达到重大事项报备条件时，应报登记管理机关备案。
第七条 项目经费管理
（一）凡本基金会资助的项目，受资助方须严格履行本基金会的申报程序，并接受本基金会的各项管理规定。
（二）受资助方须对资助项目独立建帐或在基金会帐目中设立单独的明细帐，独立核算，专款专用，任何机构和个人不得截留、挤占和挪用，并主动配合本基金会财务人员或者委派的第三方机构进行审计。如出现违背资金使用规定的情况,本基金会随时有权减少、停止或收回资助的资金，并追究违约一方的责任。
第八条 项目预算
（一）项目立项时需有项目预算。项目预算是项目管理工具和系统方法，用来合理规划、配置组织项目人力、财力和物力等资源，以实现项目既定的目标和计划。
（二）项目预算的作用
1、反映项目对资金的需求。
2、监控项目目标和实施进度。
3、有助于控制开支。
4、预测机构现金流量及收支情况。
5、为有效运用资金提供决策依据。
（三）项目预算的原则
1、符合当地法规的要求。
2、把更多的资源用于项目受益群体。
3、合理、精准预计项目工作量，用有限的资源服务于更多的项目受益群体。
4、费用标准控制得当，实事求是，节约高效为基础，成本效益是需要考虑的因素。
5、项目资金预算与项目实施过程中的计划内容相配比，与项目进展相匹配。
6、严格控制行政费用。
7、对出现财务问题的受资助方的项目预算给予更加严格的审核。
8、对项目预算的合理性做全面的比较分析，如同类项目、以往项目、同地区物价水平等，必要时可以寻求第三方意见。
（四）项目预算内容
1、项目预算必须写明计算依据、标准、数量、单位、付款进度等各项要素。
2、项目实施的各种费用预算应与活动相对应并详细填列。
3、明确体现用于项目实施的各种不同来源的收入，从基金会获得的资助应当区别于从其他来源获得的资助。
4、明确体现项目产生的效益和处理方向。
5、财务人员主要为检察项目是否存在计算错误，是否符合年度预算，是否符合资金管理规定和财务制度等。
第九条 项目财务审核
（一）对批准的项目，在实施前，基金会应和受资助方签署《项目资助协议书》，基金会按项目资金的大小决定一次性或分批向受资助机构拨付项目资金，受资助机构收到基金会汇款后20个工作日内须提供正规票据。项目合作方应按照协议的有关规定，落实配套资金及其他配套条件，并严格执行项目资金预算。《项目资助协议书》应包含受资助方详细银行账户信息（开户名称、开户行和银行账号）供基金会留档和支付。
（二）由本基金会直接执行的公益项目，涉及采购额超过 5000元的物资，需进行三家供应商以上比价，以适用、节约、合理为原则，权衡质量、性能、价格、需求等因素后优选购买。一般选择银行转帐结算方式进行购买。
（三）财务部门在协议签订前的审核要点：主要为检察受资助方的银行账户信息是否齐全，金额是否与预算一致，付款方式和余款处理是否符合资金管理规定等。
（四）审核批准后，申请方须与本基金会签定具有法律效力的 资助协议书或采购合同。资助协议书、采购合同文本需要在财务部存档。
第十条 项目财务监测
（一）资助项目实施后，基金会对项目实施情况和财务情况负有随时监控的职责。对严重违反资金管理规定的资助项目，根据《慈善法》、《基金会管理条例》等有关规定，须及时采取必要措施，以免造成不良影响。
（二）项目实施过程中，受资助方在必要情况下可以对项目预算进行修改，但应符合以下程序及原则：
1、如因项目所处社会环境、自然环境等客观因素，项目建议书的调整或客观需要，受资助机构可申请预算调整。
2、预算调整必须是针对尚未实施的项目活动或内容，基金会可基于项目监测和实施状况对项目预算的调整提出原则性建议。
3、预算变更过程中，不得将原计划中用于项目活动的预算变更为项目管理费和人员费用。
（三）除首次付款外，基金会原则上应当根据受资助方所提交上一阶段《项目实施进展报告》和项目财务支出明细，进行项目财务监测。
（四）项目财务监测由基金会项目人员主要负责，内审必要时予以协助或者抽查。
（五）项目财务监测应当依据但不限于：项目方案，项目资助与合作协议、受资助方提供的《项目实施进展报告 》、项目财务支出明细、原始凭证等。
（六）项目财务监测方式为：基金会项目负责人或者委派第三方审计机构前往受资助方办公所在地，查阅基金会所资助项目的财务原始记账凭证等文件，对项目资金使用情况和财务状况进行全面的检查。
（七）项目财务监测要点为原始票据是否真实有效，是否经过合适的审批，支出类项是否在本项目范畴内，支出金额和种类是否与原计划预算相符合，支出时间是否与原计划相符合，帐务处理是否符合财务规范等。
（八）受资助方应积极配合基金会所开展的财务检查程序，安排专门的项目及财务人员配合基金会财务检查工作，提交财务检查所需各项资料和票据。
（九）项目完成之后，受资助方应当依据项目资助协议中的相关条款进行项目财务决算。项目人员和项目财务负责人需对项目财务决算进行最终项目财务监测。
第十一条 项目决算
（一）资助项目完成后，接受资助方须及时做出项目经费的决算报告,提交本基金会审核。如有必要，本基金会有权进行委托第三方审计。
（二）预算、决算不符的项目，应做出书面差异分析。如有结余, 应按投入比例如数退还本基金会; 如有超支，原则上由接受资助方自负。
（三）如因项目完成质量明显未达到预期标准，本基金会提出须进一步修改完善的,其费用由接受资助方承担，本基金会无义务追加预算外资助。
（四）对个别原因预算不足而需追加资助的项目，视效益前景的好坏，由本基金会通过财务部报请理事会讨论决定后酌情处理。
第十二条 项目完成后，由本会办公室组织专门人员对项目执行情况进行检查验收。经检查验收，项目不合格的，造成严重损失或有其他违法违规行为的，除组织项目返工，达到合格外，还要依照法律和规定追究项目责任人的责任。
第十三条 本制度经本会理事会通过后生效并执行。
2016年7月22日
